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Hybride Meetings = Online-Meetings 2.0

Warst du kürzlich in einem Online-Meeting? Mit grosser Wahrscheinlichkeit schon. Vermutlich wird das auch nach der Pandemie noch öfters der Fall sein. Online-Meetings werden sich sogar weiterentwickeln. Sie werden vermehrt zu hybriden Meetings. Ein hybrides Meeting hat einen Teil der Teilnehmenden im Saal und einen Teil online (im Home Office, im Büro oder irgendwo auf der Welt). Welches sind die Vor- und Nachteile von hybriden Meetings?

Vorteile hybrider Meetings:

  • Der grösste Vorteil von hybriden Meetings ist derzeit, dass das Meeting überhaupt stattfinden kann. Sei es, weil es Teilnehmer gibt, die in Quarantäne sein müssen oder die Regeln vorschreiben, dass jemand geimpft sein muss.
  • Das Meeting ist beliebig skalierbar. Dank dem Umstand, dass fast beliebig viele Personen online zugeschaltet werden können, gibt es weder geografische Grenzen noch zeitliche Grenzen. Letzteres, weil das Meeting aufgenommen werden und zu jederzeit wieder abgespielt werden kann.
  • Der Inhalt des Meetings kann gut wiederverwendet werden, z.B. für die interne Schulung oder in Schnipsel für die sozialen Medien.
  • Die Umwelt wird geschont. Dadurch, dass weniger Personen vor Ort teilnehmen, fällt weniger CO2 und weniger Abfall an.
  • Bei vielen Veranstaltungen können die Kosten gesenkt werden: Es nehmen weniger Personen vor Ort teil, so dass es nur einen kleineren Raum braucht, der wiederum weniger kostet. Es müssen weniger Leute im Hotel untergebracht werden. Es werden weniger Personen verpflegt. Es entfällt viel Reisezeit und es braucht unter Umständen keine Roadshow von Stadt zu Stadt, denn alle können entweder online teilnehmen oder sich die Aufnahme anschauen.

Nachteile hybrider Meetings:

  • Der grösste Nachteil ist eindeutig der fehlende physische Kontakt. Ich kann die anderen Teilnehmenden weniger gut wahrnehmen und ich kann mich auch in den Kaffeepausen viel weniger gut mit den anderen Teilnehmenden austauschen. Für einen Strategie-Workshop beispielsweise, halte ich ein hybrides Meeting für eher ungeeignet.
  • Die Abläufe sind komplexer, weil du sowohl für die Teilnehmenden im Raum wie auch für die Teilnehmenden online eine Choreografie brauchst.
  • Du brauchst einen oder 2 Moderatoren, die die Teilnehmenden durch die Sitzung oder den Event führen.
  • Bei technischen Problemen springen dir die Teilnehmenden sehr schnell ab.
  • Die technische Einrichtung ist aufwendiger. Je nach Veranstaltung musst du erfahrene Dienstleister ins Boot holen.
  • Die Kosten sind unter Umständen höher, wenn du zusätzliche Technik brauchst. Beispielsweise willst Du eine Bühne bespielen und Dein Online-Publikum soll Fernseh-Show-Qualität geliefert kriegen.
  • Für Sitzungen brauchst du zusätzliche Hardware im Sitzungszimmer.
  • Du brauchst zusätzliches Personal, welches du für online und offline schulen musst.

Fazit:

Wie alles im Leben haben auch hybride Meetings ihre Vor- und Nachteile. Unterschätze die Komplexität von hybriden Meetings nicht. Plane es sorgfältig, so dass dein Meeting ein Erfolg wird.

Ich wünsche Dir viel Erfolg für Dein nächstes hybrides Meeting.

 

Thomas Skipwith


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Videokonferenzen mit Zoom: 3 Tipps (Teil 1)

Heerscharen von Mitarbeitern sind derzeit zu Home-Office verdammt. Deshalb finden unzählige Videokonferenzen mit Zoom statt – geschäftlich und privat. Meines Erachtens wird zu Recht oft Zoom eingesetzt. Denn Zoom ist einfach in der Bedienung und bietet gemäss eigener Erfahrung eine sehr stabile Verbindung. Ich habe an vielen Videokonferenzen mit Zoom teilgenommen und festgestellt, dass es schön wäre, die Teilnehmenden würden ein paar Punkte beherzigen, um die virtuelle Sitzung angenehmer zu gestalten. Denn auch eine Videokonferenz ist eine Präsentation. Einfach online statt offline – mit einigen Eigenheiten.

3 Tipps, die Dir sicherlich weiterhelfen werden:

Virtueller Hintergrund

Videokonferenzen: ohne virtuellen Hintergrund sieht man alles.

In Zoom kannst du einen virtuellen Hintergrund definieren. Dank dem virtuellen Hintergrund brauchst Du weder Dein Büro aufzuräumen (siehe oberes Bild), noch sieht man jemand hinter Dir durchs Büro huschen.
Es gibt 2 Möglichkeiten den virtuellen Hintergrund zu aktivieren.
(a) Über die Einstellung des Programms oder
(b) Starte ein Zoom Meeting.
– Fahre mit der Maus an den unteren Rand des Fensters.
– Die Menüzeile erscheint.
– Rechts der Schaltfläche mit dem Kamerasymbol klickst Du auf den kleinen Pfeil.Videokonferenzen: virtuellen Hintergrund von Zoom aktivieren
– Dann wählst Du den Text «Wählen Sie einen virtuellen Hintergrund». (Siehe mittleres Bild)
Und schon kannst du einen virtuellen Hintergrund auswählen oder selbst hochladen.

Du kannst sogar kleine Videos als virtuellen Hintergrund wählen. Ich bin allerdings der Meinung, dass das nur eine Spielerei ist. Wie üblich soll nichts von Deiner Präsentation oder Deinem Beitrag ablenken. Ein Video tut das. Deshalb lasse ich es weg.Videokonferenzen: virtuell präsentieren

Kleidung

“Kleider machen Leute.” Dieses Sprichwort hat auch bei Videokonferenzen seine Gültigkeit. Deshalb versuche auch an einer virtuellen Sitzung professionell auszusehen. Ein Schlabberpulli macht vermutlich auch auf Deine Kunden keinen besonders guten Eindruck. Und übrigens: Es gibt Leute, die sich gut angezogen besser fühlen. Wenn es Dir auch so geht, hast Du gleich einen zweiten Grund Dich gut anzuziehen.

Blickkontakt

Der wichtigste Tipp für heute zum Schluss: Schau in die Kamera. Die Kamera ist Dein Publikum! Die Teilnehmenden am anderen Ende schauen (hoffentlich) in den Bildschirm. Nur wenn Du zur Kamera sprichst, hast Du Augenkontakt mit ihnen. Zu Beginn ist es schwierig und ungewohnt nur mit der Kamera zu sprechen. Aber auch hier gilt: Übung macht den Meister.

Ich wünsche Dir viel Erfolg für Deine zukünftigen Videokonferenzen. Ich bin sicher, wir werden in Zukunft immer öfter online per Videokonferenz kommunizieren. Weitere Tipps folgen.

Bleib dran und bleib gesund!

Thomas Skipwith

P.S.: Alle Tipps und Tricks, die es für Online-Meetings braucht, findest Du im Buch “Online-Meetings” von Thorsten Jekel und Thomas Skipwith.